10 tips til sund eksekvering

De fleste virksomheder har ved årets begyndelse opstillet en række mål for, hvilke resultater der skal nås i løbet af året. Det være sig både interne og eksterne mål, som formuleres specifikke og målbare, så der løbende kan følges op på eksekveringen.

Målene opstilles typisk som resultatmål, og beskriver således den ønskede, fremtidige situation, der ligger 12, 24 eller 36 måneder ude i horisonten. I relation hertil opstilles KPI’er (Key Performance Indicators) og delmål, så der kan følges op på fremdriften ift. de ønskede resultater. Det overblik man får ud af at følge op på KPI’erne, er et anvendeligt pejlemærke for den opnåede forandring i output, men kan ikke bruges til at måle bære-dygtigheden af det input den konstaterede fremdrift har krævet.

Det sker dog ikke så sjældent, at glæden over fremgangen på KPI’erne på magisk vis helt fjerner fokus fra indsatsen, som langsomt forsvinder fra radaren. Det er kun i de tilfælde, hvor fremgangen udebliver, at der granskes i årsagerne hertil. Det omvendte scenarie forekommer sjældent, men det er netop det scenarie jeg gerne vil henlede opmærksom-heden på, da jeg mener det er grundlaget for sund eksekvering, og dermed sund business.

Vær bevidst om dine arbejdsvaner

Vi er lige nu i slutningen af andet kvartal 2017. Der er typisk fart på, for sommeren banker lige straks på døren, og der er fortsat mange projekter, der skal færdiggøres, ordrer der skal leveres, og nye kontrakter, der skal signes. Tendensen er den samme på de fleste arbejdspladser – der skrues lidt ekstra op for tempoet, så ferien kan nås uden alt for mange hængepartier. Det er jo rart at være på forkant, så der ikke ligger en masse uafsluttede opgaver og venter, når man er tilbage fra ferie. Det giver alt sammen god mening, og fungerer i en logisk, rationel kontekst, hvor der kun er fokus på målet og ikke midlet.

Hvis man har knoklet sig halvt ihjel op til en ferie, er der dog stor sandsynlighed for, at man under ferien vil reflektere over den stærkt forøgede arbejdsmængde, man håndterede for at blive klar til ferien. I de fleste tilfælde en situation der opstår på medarbejderens eget initiativ, selvom virksomhedens kultur selvfølgelig også giver et lille fingerpeg om, hvad der vil være ”god skik”. Og når ferien venter lige om hjørnet, er det en fristende gulerod til at sætte tempoet op, for så kan man jo slappe af lige om lidt, når man har ferie.

Det er dog værd at minde sig selv om, at nye (dårlige) vaner let grundlægges i denne forbindelse. En længere periode med overarbejde giver mening op til en ferie, men det er ikke sikkert en fortsættelse af det arbejdsmønster vil give det ønskede resultat på den lange bane, men så er vanen grundlagt og svær at komme ud af igen.

Har du fokus på målet eller indsatserne?

Det er ikke kun op til ferieperioder, at det er sund business at se lidt nærmere på den indsats det kræver at nå sine mål. Det gælder hele året rundt. De fleste virksomheder har dog en kultur, der bærer præg af, at det primært er målet, der er i fokus. Lad mig give et eksempel.

Det bliver typisk fejret, når virksomheden eller en afdeling når et givent mål. Det er også væsentligt at fremhæve, og noget de fleste sætter pris på. Men hvis målet er et langsigtet mål, betyder det samtidig, at der kun er noget at fejre én gang i en længere periode. Det er her idéen med delmål opstår. Både for at kunne følge den ønskede fremdrift på tættere hold, men også for at have grundlag for at fejre de løbende succes’er, der skaber begejstring og motivation til at fortsætte mod det endelige mål.

I relation til fejringerne af delmål og mål bliver der oftest slet ikke fulgt op på den indsats, det har krævet, at nå målene. Det er jo bare midlet, en del af vejen mod målet, og ikke noget vi typisk beskæftiger os med. De fleste ledere er mere optaget af målet end af processen, måske fordi det oftest er det, de selv bliver målt på. Indsatserne bliver således sekundære at følge op på, selvom det lige præcis er dem, der er afgørende for om målet nås.

I modsætning til ledelsens fokus på målet, er medarbejderne typisk optaget af indsatsen, og det vil derfor være sund business at gå i dialog om, hvad det kræver at nå målene. På den måde skabes der en fælles forståelse for rejsen mod målet, hvilke indsatser det kræver og hvilke udfordringer der skal løses undervejs. Involvering af medarbejderne giver det nødvendige engagement og mere realistiske handlingsplaner, der er forstået og forankret fra dag 1.

Energi til eksekvering af forandringer

Energien til at arbejde med indsatserne er ligeledes væsentlig at belyse. De fleste indsatser er kendetegnet ved at de enten skal udføres hurtigere, med færre ressourcer eller i en højere kvalitet. Det betyder, at den enkelte medarbejder skal gøre noget andet, end de er vant til, hvilket kræver energi og overskud. Samarbejdet mellem medarbejderne kan også blive udfordret, hvis opgaver skifter hænder, fordi de nye mål kræver en ny organisering.

Alt i alt vil der være behov for en større mængde energi end fastholdelse af status quo. Denne situation kan med fordel diskuteres med personalet, som i mange tilfælde selv har gode input til håndtering af situationen, fremover at ledelsen udtænker løsningsmodeller, som måske ikke opleves attraktive og motiverende for medarbejderne.

Kig op fra regnearket

Når den samlede eksekveringsplan foreligger med resultatmål, indsatser, ressourcer, tidsplan osv. kan man let fristes til at tro (eller håbe?) at det så kører mere eller mindre automatisk og lineært derfra. Det er dog sjældent tilfældet. Prioriter en løbende dialog med medarbejderne, kig op fra regnearket, og juster mål og indsatser, når det er nødvendigt. Sund eksekvering handler ikke kun om at gennemføre en plan i praksis. Heller ikke selv om den er udviklet på det bedst tænkelige datagrundlag, og med den største medarbejderinvolvering.

Det handler om at tage udgangspunkt i planen, holde et skarpt øje med indsatserne og ikke mindst sikre, at ressourcetrækket forbliver på et niveau, der muliggør en vedvarende indsats. Fejr succeserne, lær af fejlene, og korriger planen i takt med at ny viden opstår, fremfor at fastholde mål og midler i en forældet kontekst.  Det er sund business.

10 tips til sund eksekvering

  1. Suppler dine resultatmål med overordnede indsatsområder
  2. Involver medarbejderne i kortlægning af de konkrete indsatser
  3. Opstil mål for indsatserne
  4. Afdæk det forventede ressourceforbrug til levering af indsatserne
  5. Registrer løbende forbrug af tid og økonomi ift. indsatserne
  6. Følg op på indsatserne med samme frekvens som KPI-opfølgningen
  7. Tal med de medarbejdere der leverer indsatsen, så du ikke stirrer dig blind i et regneark
  8. Involver medarbejderne i hvilke tiltag der skal sikre energien til de aftalte indsatser
  9. Prioriter en løbende dialog om ressourceforbrug og trivsel
  10. Fejr succeser, evaluer fiaskoer og korriger planen

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *